Έναρξη επεξεργασίας προσωπικών δεδομένων στα πλαίσια υλοποίησης του έργου «Ευαγόρας» αποκλειστικά για την Προκαταρτική Διαδικασία Μετάπτωσης Δεδομένων

Η Ένωση Δήμων ενημερώνει το κοινό και όλους τους ενδιαφερόμενους πως θα ξεκινήσει η επεξεργασία προσωπικών δεδομένων στο πλαίσιο υλοποίησης του Έργου «Ευαγόρας» για τον ψηφιακό μετασχηματισμό των Δήμων.

Η επεξεργασία προσωπικών δεδομένων θα διεξαχθεί υπό την ευθύνη της Ένωσης Δήμων και του κάθε Δήμου της Κύπρου (όπως επεξηγείται πιο κάτω), με τη συνδρομή του ανάδοχου, δηλαδή της Κοινοπραξίας των εταιρειών Hellenic Technical Enterprises Ltd, iSpiral IT Solutions Ltd, Technomart Engineering & Project Consultants Ltd και Open Technology Services SA που έχει αναλάβει την υλοποίηση του έργου με δημόσια σύμβαση.

Στο παρόν στάδιο, η επεξεργασία δεδομένων αφορά μόνο στην «Προκαταρτική Διαδικασία Μετάπτωσης Δεδομένων», δηλαδή στη διαδικασία μετάπτωσης δεδομένων (data migration) από τα υφιστάμενα πληροφοριακά συστήματα και τις εφαρμογές λογισμικού των Δήμων εντός ενός συγκεκριμένου διακομιστή (server) στην Κύπρο, που θα διεξαχθεί για σκοπούς δοκιμών αποκλειστικά πριν τη μεταφορά και/ή εισαγωγή δεδομένων στην τεχνολογική υποδομή του Έργου Ευαγόρας.

Ειδικότερα, ο κάθε Δήμος θα ετοιμάσει και μετατρέψει σε συγκεκριμένη τεχνική μορφή τα δεδομένα του και θα τα στείλει με ασφαλή διαδικασία εντός του συγκεκριμένου server, ώστε να παραληφθούν από την Κοινοπραξία. Στη συνέχεια, η Κοινοπραξία θα προβεί σε επιπρόσθετες τροποποιήσεις και ελέγχους, με σκοπό να επαληθευτεί η ορθότητα και η ακεραιότητα των δεδομένων.

Απώτερος σκοπός της Προκαταρτικής Διαδικασίας Μετάπτωσης Δεδομένων είναι η ολοκλήρωση της προετοιμασίας όλων των δεδομένων (προσωπικού χαρακτήρα ή μη) του κάθε Δήμου ώστε, σε κατοπινό στάδιο, τα δεδομένα να μεταφερθούν με ακρίβεια, ακεραιότητα, ορθότητα και επιτυχία στην υποδομή του Έργου Ευαγόρας, δηλαδή στις αντίστοιχες βάσεις δεδομένων που θα διατηρεί ο κάθε Δήμος εντός του συστήματος του Έργου Ευαγόρας.

Τα δεδομένα που θα επεξεργαστούν στα πλαίσια της Προκαταρτικής Διαδικασίας Μετάπτωσης Δεδομένων είναι αυτά που ήδη βρίσκονται νόμιμα στην κατοχή του κάθε Δήμου και τα οποία είχαν αρχικά συλλεχθεί για τους σκοπούς και στη νομική βάση που σας έχει κοινοποιηθεί από τον οικείο σας Δήμο (π.χ. σε ειδική πολιτική (privacy policy) ή άλλα έγγραφα που δημοσιεύονται ή καθίστανται διαθέσιμα από τον οικείο σας Δήμο).

Οι κατηγορίες δεδομένων που θα τύχουν επεξεργασίας στο παρόν στάδιο είναι αυτές που αντιστοιχούν σε κάθε λειτουργική δραστηριότητα που εντάσσεται στις πιο κάτω τέσσερις 4 λειτουργικές ομάδες:-

• Λειτουργική Ομάδα 1: Μητρώο Δημοτών/Υποστατικών, Αρχείο/ Αλληλογραφία, Ημερ. Διατάξεις και Πρακτικά Συμβουλίου και Επιτροπών, μέρος του φορολογικού συστήματος και των εισπράξεων, Πολιτικοί Γάμοι.
• Λειτουργική Ομάδα 2: Κρατήσεις αθλητικών/πολιτιστικών χώρων, παράπονα, ενστάσεις, ληξιπρόθεσμες οφειλές, δικαστικές υποθέσεις, ΔΤΑΙ, φόρος θεάματος, τέλος διανυκτέρευσης, λαϊκές αγορές, ενοικίαση/πώληση τάφων, χώροι στάθμευσης, αιτήματα τεχνικής υποστήριξης, πύλη υπηρεσιών, ονοματοδοσία οδών, διακίνηση φακέλων.
• Λειτουργική Ομάδα 3: Διαδικασίες λογιστηρίου, διαδικασίες ανθρωπίνου δυναμικού, ευρωπαϊκά/κοινωνικά προγράμματα, διαδικασίες δημόσιας υγείας & καθαριότητας, ασφάλεια και υγεία, άδειες λειτουργίας, κτλ.
• Λειτουργική Ομάδα 4: Διαδικασίες τεχνικών υπηρεσιών, δημόσιων συμβάσεων και αποθήκη, συντήρησης οχημάτων, τροχαίες παραβάσεις, διαδικασίες παραλιών, Π/Υ, οικονομικές καταστάσεις, μισθοδοσία, χώροι πρασίνου, κτλ.

Η διαδικασία θα διεξαχθεί σε τέσσερα διαδοχικά στάδια που αντιστοιχούν στις τέσσερεις λειτουργικές ομάδες. Η Προκαταρτική Διαδικασίας Μετάπτωσης Δεδομένων αναμένεται να ολοκληρωθεί τον Σεπτέμβρη του 2023.

Η Κοινοπραξία θα διαγράφει ολοκληρωτικά (permanent deletion), σε τακτά χρονικά διαστήματα, τα σχετικά αρχεία με τα δεδομένα που εκάστοτε λαμβάνει από τους Δήμους, τα οποία δεν είναι πλέον αναγκαία για τους σκοπούς της Προκαταρτικής Διαδικασίας Μετάπτωσης Δεδομένων. Με την ολοκλήρωση της υπ’ αναφορά διαδικασίας, η Κοινοπραξία θα διασφαλίσει την ολοκληρωτική διαγραφή (permanent deletion) όλων των σχετικών αρχείων που είχε λάβει από όλους τους Δήμους και θα πιστοποιήσει την διαγραφή τους γραπτώς.

Για τους σκοπούς της Προκαταρτικής Διαδικασίας Μετάπτωσης Δεδομένων, πρόσβαση στα δεδομένα θα έχει (α) ο κάθε Δήμος (μόνο στα δικά του δεδομένα – δεν θα έχει δυνατότητα να λάβει γνώση των δεδομένων άλλων Δήμων), (β) η Κοινοπραξία (που θα υλοποιεί τη διαδικασία) και (γ) η Ένωση Δήμων (στο βαθμό που είναι αναγκαίο για τον αποτελεσματικό έλεγχο και διασφάλιση της ορθότητας, πληρότητας και αποτελεσματικότητας της διαδικασίας).

Ο κάθε Δήμος θα είναι αποκλειστικός υπεύθυνος επεξεργασίας και θα έχει ευθύνη για την ετοιμασία και παράδοση των αναγκαίων δεδομένων στην Κοινοπραξία, καθώς και για τις εργασίες καθαρισμού, διόρθωσης, επικαιροποίησης και βελτίωσης των δεδομένων που θα πραγματοποιηθούν από την Κοινοπραξία κατόπιν οδηγιών και/ή υπό τον έλεγχο του. Η Ένωση Δήμων και ο κάθε Δήμος θα είναι από κοινού υπεύθυνοι επεξεργασίας για τις πράξεις επεξεργασίας σχετικά με την εύρυθμη εκτέλεση της Προκαταρτικής Διαδικασίας Μετάπτωσης Δεδομένων από την Κοινοπραξία. Η Ένωση Δήμων θα έχει ευθύνη για τα ζητήματα συμμόρφωσης με τις νομικές απαιτήσεις προστασίας και ασφάλειας των δεδομένων που εφαρμόζονται γενικά στην όλη διαδικασία.

Πριν την έναρξη της επεξεργασίας, έγιναν οι ακόλουθες ενέργειες:

• Η Ένωση Δήμων και οι Δήμοι υπέγραψαν ειδική συμφωνία με την Κοινοπραξία (ως «εκτελών την επεξεργασία»), με την οποία η Κοινοπραξία ανέλαβε συγκεκριμένες δεσμεύσεις για την προστασία των προσωπικών δεδομένων. Στη υπ’ αναφορά συμφωνία έχουν ενσωματωθεί ειδικές πρόνοιες για την Προκαταρτική Διαδικασία Μετάπτωσης Δεδομένων, συμπεριλαμβανομένων επιπρόσθετων / ειδικών μέτρων για την ασφάλεια των δεδομένων.
• Η Ένωση Δήμων και οι Δήμοι, ως «υπεύθυνοι επεξεργασίας» (από κοινού ή ξεχωριστά, ανάλογα με την περίπτωση), υπέγραψαν μεταξύ τους ειδική συμφωνία για τον καταμερισμό των αντίστοιχων ευθυνών τους για συμμόρφωση με τις νομοθετικές τους υποχρεώσεις για την προστασία των προσωπικών δεδομένων, καθώς και για τον καθορισμό των αντίστοιχων ρόλων και σχέσεων τους έναντι των υποκειμένων των δεδομένων, δηλαδή των ατόμων στα οποία αφορούν τα προσωπικά δεδομένα.
• Η Ένωση Δήμων έχει εξασφαλίσει έγκριση από την Επίτροπο Προστασίας Προσωπικού Χαρακτήρα ειδικά για την έναρξη επεξεργασίας από την Κοινοπραξία για τους σκοπούς της Προκαταρτικής Διαδικασίας Μετάπτωσης Δεδομένων.

Για τους σκοπούς της Προκαταρτικής Διαδικασίας Μετάπτωσης Δεδομένων, έχετε τα δικαιώματα πρόσβασης, διόρθωσης, περιορισμού της επεξεργασίας, εναντίωση στην επεξεργασία και υποβολής παραπόνου ενώπιων της Επιτρόπου Προστασίας Προσωπικού Χαρακτήρα, ως αυτά επεξηγούνται από τον οικείο σας Δήμο (π.χ. σε ειδική πολιτική (privacy policy) ή άλλα έγγραφα που δημοσιεύονται ή καθίστανται διαθέσιμα από τον οικείο σας Δήμο).

Για περισσότερες πληροφορίες ή για την ενάσκηση των δικαιωμάτων σας μπορείτε να απευθυνθείτε στον οικείο σας Δήμο ή στην Ένωση Δήμων στα στοιχεία επικοινωνίας που αναγράφονται στην ιστοσελίδα της Ένωσης Δήμων.

 

Ένωση Δήμων Κύπρου
22 Μαρτίου 2023